Polityka RODO

 

Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego Esmirjorin, dokonujących zakupów oraz kontaktujących się z nami w związku z obsługą zamówień i usługą sprzedaży internetowej.

Dokument opiera się na zasadach wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO” / „GDPR”) oraz właściwych przepisów prawa mających zastosowanie do ochrony danych osobowych. Informacje dotyczące przetwarzania danych są przedstawione w możliwie jasny i zrozumiały sposób.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący serwis Esmirjorin.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z administratorem:

Podany adres służy do kontaktu z administratorem i nie stanowi podstawy do wnioskowania o miejscu przechowywania danych osobowych lub lokalizacji infrastruktury technicznej.

2. Zakres i zasady ochrony danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z zasadami RODO, w szczególności zasadami zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności.

Dane są przetwarzane tylko w zakresie odpowiednim do określonego celu. Nie zakładamy gromadzenia danych, które nie są potrzebne do realizacji konkretnej czynności.

W ramach zwykłej obsługi zakupów nie zakładamy przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane dotyczące zdrowia, dane biometryczne, informacje o religii, poglądach politycznych lub orientacji seksualnej.

3. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu. W zależności od sytuacji mogą być przetwarzane:

• imię i nazwisko;
• adres poczty elektronicznej;
• numer telefonu;
• adres dostawy;
• informacje związane z rozliczeniem zamówienia;
• dane dotyczące zamówienia, w tym numer zamówienia, wybrane produkty, wartość i status zamówienia;
• informacje dotyczące dostawy;
• informacje związane ze zwrotem, refundacją, anulowaniem zamówienia lub reklamacją;
• treść korespondencji prowadzonej z użytkownikiem;
• informacje techniczne związane z korzystaniem z serwisu, jeżeli są w danym przypadku gromadzone;
• informacje związane z plikami cookie i podobnymi technologiami.

Nie wszystkie wymienione dane są przetwarzane w każdym przypadku. Zakres przetwarzania zależy od konkretnej czynności oraz podstawy prawnej.

4. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

• obsługi i realizacji zamówień;
• przygotowania i organizacji dostawy;
• obsługi płatności i potwierdzania statusu płatności;
• obsługi zwrotów, refundacji i anulowania zamówień;
• obsługi zapytań, reklamacji i kontaktu z klientem;
• wykonania obowiązków prawnych dotyczących dokumentacji, rozliczeń lub ochrony praw konsumentów;
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i zapobiegania nadużyciom;
• dochodzenia lub obrony roszczeń;
• utrzymania i prawidłowego działania serwisu;
• prowadzenia analiz lub działań marketingowych, jeżeli w konkretnym przypadku jest to zgodne z prawem i wymagana zgoda została uzyskana.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Podstawę prawną przetwarzania ustalamy w zależności od konkretnego celu.

5.1. Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem

W zakresie niezbędnym do przyjęcia i realizacji zamówienia podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to między innymi obsługi zamówienia, realizacji dostawy, kontaktu z klientem oraz czynności związanych ze zwrotem lub obsługą posprzedażową, jeżeli są one związane z wykonaniem umowy.

5.2. Obowiązek prawny

Jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Może to dotyczyć między innymi obowiązków dotyczących dokumentacji, rozliczeń, księgowości, podatków lub innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

5.3. Prawnie uzasadniony interes

W określonych sytuacjach podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej, z uwzględnieniem praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Może to obejmować w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom, obsługę określonych zgłoszeń, dochodzenie lub obronę roszczeń oraz niezbędne działania związane z utrzymaniem i ulepszaniem serwisu. W takich przypadkach interes administratora powinien być oceniany z uwzględnieniem interesów i podstawowych praw osoby, której dane dotyczą.

5.4. Zgoda

W przypadkach, w których podstawą prawną jest zgoda, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Może to dotyczyć określonych nieobowiązkowych plików cookie, wybranych technologii analitycznych, komunikacji marketingowej lub innych czynności, dla których przepisy wymagają uprzedniej zgody.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Źródła danych osobowych

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od użytkownika;
• w związku ze złożeniem i realizacją zamówienia;
• w związku z kontaktem z nami lub obsługą posprzedażową;
• automatycznie w zakresie, w jakim określone informacje techniczne są generowane podczas korzystania z serwisu;
• od podmiotów uczestniczących w realizacji konkretnej usługi, jeżeli jest to zgodne z prawem i niezbędne do określonego celu.

Nie zakładamy pozyskiwania danych osobowych klientów z baz danych brokerów danych ani kupowania takich danych od podmiotów trzecich w celu zwykłej obsługi sprzedaży.

7. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu, wykonania umowy, spełnienia obowiązku prawnego lub realizacji innej właściwej podstawy prawnej.

W zależności od sytuacji mogą występować następujące kategorie odbiorców:

• podmioty świadczące usługi płatnicze;
• podmioty świadczące usługi logistyczne i dostawcze;
• podmioty zapewniające obsługę IT, strony internetowej, hostingu lub infrastruktury technicznej;
• podmioty wspierające obsługę klienta, jeżeli ich udział jest potrzebny;
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub inne usługi profesjonalne;
• organy publiczne i inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie prawa.

Nie oznacza to, że dane każdego użytkownika są przekazywane wszystkim wskazanym kategoriom odbiorców.

Jeżeli określony podmiot przetwarza dane w imieniu administratora, może działać jako podmiot przetwarzający. Taki podmiot przetwarza dane na zasadach określonych przez administratora i w zakresie wynikającym z powierzonego zadania. RODO wymaga od administratora odpowiedniego doboru podmiotów przetwarzających i zapewnienia odpowiednich gwarancji ochrony danych.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Adres administratora znajdujący się w Japonii nie oznacza automatycznie, że dane osobowe są przechowywane w Japonii lub że są tam przekazywane.

Jeżeli w konkretnym przypadku dojdzie do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie będzie podlegało zasadom określonym w rozdziale V RODO.

W zależności od konkretnej sytuacji może to obejmować odpowiednią decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w tym standardowych klauzul umownych. Nie wskazujemy konkretnego mechanizmu jako stosowanego obecnie, jeżeli nie wynika to z potwierdzonych informacji dotyczących danego przetwarzania.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

Po zakończeniu realizacji zamówienia określone dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres, jeżeli jest to konieczne do wykonania obowiązków prawnych, rozliczeń, obsługi reklamacji, ochrony praw konsumentów, dochodzenia lub obrony roszczeń albo realizacji innych prawnie uzasadnionych celów.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane zgodnie z zakresem tej zgody i zasadniczo do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna pozwalająca na dalsze przetwarzanie.

Nie stosujemy jednego, sztywnego okresu przechowywania wszystkich danych. Okres zależy od rodzaju danych, celu przetwarzania i obowiązków prawnych mających zastosowanie.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiadającego ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych.

Środki te mają służyć w szczególności ochronie przed nieuprawnionym dostępem, nieuprawnionym wykorzystaniem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem danych.

Dostęp do danych powinien być ograniczony do osób lub podmiotów uprawnionych do ich przetwarzania i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań.

Nie deklarujemy określonego certyfikatu bezpieczeństwa, konkretnej technologii szyfrowania ani określonego standardu technicznego, jeżeli takie informacje nie zostały potwierdzone.

11. Pliki cookie i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie. Mogą one służyć między innymi do zapewnienia podstawowego działania strony, obsługi sesji, koszyka i procesu zakupowego, zwiększenia bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień oraz – w zależności od zastosowanej konfiguracji – prowadzenia analiz statystycznych lub działań marketingowych.

Pliki cookie niezbędne do działania serwisu są wykorzystywane w zakresie potrzebnym do zapewnienia jego podstawowych funkcji. Technologie nieobowiązkowe, dla których wymagana jest zgoda, są stosowane zgodnie z wyborem użytkownika.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookie, ich kategorii, zarządzania zgodami oraz możliwości zmiany ustawień znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

Jeżeli informacje uzyskiwane za pomocą plików cookie lub podobnych technologii stanowią dane osobowe, ich przetwarzanie odbywa się na odpowiedniej podstawie prawnej.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania osoba, której dane dotyczą, może korzystać z praw przewidzianych przez RODO. Zakres poszczególnych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa.

12.1. Prawo dostępu do danych

Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać potwierdzenie, czy jej dane są przetwarzane, oraz uzyskać dostęp do danych i informacji dotyczących ich przetwarzania w zakresie określonym przez RODO.

12.2. Prawo do sprostowania danych

Można żądać sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

12.3. Prawo do usunięcia danych

W przypadkach przewidzianych przez RODO można żądać usunięcia danych osobowych. Prawo to nie ma charakteru bezwzględnego i nie zawsze może zostać zrealizowane, jeżeli dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone przez prawo.

12.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

W przypadkach określonych przez RODO można żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

12.5. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli spełnione są warunki określone w RODO, można otrzymać dane osobowe przekazane administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz, w określonych przypadkach, żądać przekazania tych danych innemu administratorowi.

12.6. Prawo do sprzeciwu

W przypadkach przewidzianych przez RODO można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych, w szczególności gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes.

12.7. Prawo do wycofania zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12.8. Prawo związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji

W przypadkach przewidzianych przez RODO osoba, której dane dotyczą, może korzystać z praw związanych ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, jeżeli takie przetwarzanie podlega art. 22 RODO.

W celu realizacji praw dotyczących danych osobowych można skontaktować się z administratorem pod adresem client@esmirjorin.com. Administrator może podjąć odpowiednie działania w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych.

Informacja o realizacji praw powinna być przekazana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z uwzględnieniem obowiązku poinformowania o takim przedłużeniu.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie opisujemy w niniejszym dokumencie konkretnych systemów profilowania, oceniania klientów, automatycznego scoringu ani innych podobnych rozwiązań, ponieważ nie zostały one potwierdzone jako element stosowanych obecnie procesów.

Jeżeli w przyszłości zostanie wdrożone przetwarzanie podlegające przepisom dotyczącym zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub profilowania, użytkownik otrzyma informacje wymagane przez obowiązujące przepisy, w tym informacje dotyczące zasad takiego przetwarzania i przysługujących praw, jeżeli mają zastosowanie.

14. Naruszenia ochrony danych osobowych

W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych administrator podejmuje działania wymagane przez RODO, odpowiednie do charakteru i ryzyka naruszenia. Jeżeli przepisy wymagają zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu lub poinformowania osób, których dane dotyczą, działania takie są podejmowane w zakresie określonym przez prawo.

15. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Dla osób korzystających z ochrony na terytorium Polski właściwym organem jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

Prawo do wniesienia skargi nie wyłącza możliwości wcześniejszego skontaktowania się z administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.

16. Aktualizacja Polityki ochrony danych osobowych

Niniejszy dokument może być aktualizowany w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania serwisu, zakresu świadczonych usług, stosowanych technologii lub innych okoliczności mających wpływ na przetwarzanie danych osobowych.

Aktualna wersja dokumentu jest publikowana w serwisie. Jeżeli charakter zmian lub przepisy prawa będą wymagały dodatkowego poinformowania użytkowników, zastosujemy odpowiedni sposób komunikacji.

17. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, realizacją praw wynikających z RODO lub zasadami opisanymi w niniejszym dokumencie można skontaktować się z nami:

Wnioski dotyczące danych osobowych można kierować na adres client@esmirjorin.com. W razie potrzeby można wskazać rodzaj żądania oraz informacje pozwalające ustalić, którego zamówienia lub kontaktu dotyczy sprawa.